Middelburg heeft te weinig zicht op eigen informatie: risico op boetes en rechtszaken

Medewerkers van het Zeeuws Archief onderzochten hoe het gesteld was met het beheer van informatie door de gemeente Middelburg. En kwam daarbij tot confronterende conclusies. Zo weet de gemeente niet altijd welke informatie er is en waar die zich bevindt. Ook is er niet overal voldoende expertise op het gebied van digitaal informatiebeheer. Structurele training om met de nieuwe vormen van informatiebeheer om te gaan is er niet, zegt het rapport.

Daarnaast ontbreekt er een systeem waarbij de verschillende afdelingen hun informatiebeheer op elkaar afstemmen en worden persoonsgegevens en andere informatie zoals emailboxen en harde schijven van vertrekkend personeel, die zouden moeten worden vernietigd, nog steeds bewaard, zonder dat iemand weet of die gegevens er nog zijn en waar.

Daarom komen de onderzoekers met een dringende aanbeveling om een plan op te stellen om het niveau van het informatiebeheer op peil te brengen. Gebeurt dat niet, dan is er een risico dat de gemeente schade oploopt door boetes of rechtszaken omdat het beheer niet op orde is. Ook waarschuwen de onderzoekers voor imagoschade wanneer er bijvoorbeeld een informatielek ontstaat door een hacker. Wooncorporatie l'escaut werd afgelopen week nog getroffen door een hackaanval, waarbij gegevens werden buitgemaakt.

In een reactie laat de gemeente Middelburg weten dat het niet op orde hebben van het informatiebeheer niet uniek is. Doordat de digitale informatie die binnenkomt niet centraal wordt beheerd, zegt Middelburg voor nieuwe uitdagingen zijn komen te staan. Blijkbaar ligt het verbeterplan dat opgesteld moet gaan worden bij één ambtenaar, en die is uitgevallen.

Middelburg zegt inmiddels wel in beeld te hebben welke gegevens er nog in beheer zijn die eigenlijk vernietigd hadden moeten worden. Maar dit vernietigen is een complex proces en moet zorgvuldig worden uitgevoerd, zegt de gemeente. Over de persoonsgegevens en harde schijven van personeel, waar het rapport melding van maakt, valt niets te lezen in de beantwoording.

Pas wanneer het verbeterplan klaar is, wordt de gemeenteraad van de situatie op de hoogte gebracht, zegt Middelburg. Omdat er vooralsnog geen inbreuk op de bescherming van persoonsgegevens is geweest, is er geen noodzaak om de Autoriteit Persoonsgegevens op de hoogte te brengen. Middelburg verwacht het tweede of derde kwartaal met een plan van aanpak te komen. Wanneer het beheer dan werkelijk op orde is, valt niet op te maken uit de beantwoording.